La praticité de la communication d’une entreprise garantit sa productivité et sa croissance. Le téléphone permanent ou standard téléphonique d’entreprise fait partie des services les plus importants pour une entreprise. Le professionnalisme d’un standard professionnel est reconnu efficace lorsqu’il répond aux attentes des clients, prospects et collaborateurs. Petite mise au point concernant cet outil de travail indispensable au bon déroulement d’une activité professionnelle.
Le standard téléphonique IP en quelques mots
Un standard téléphonique comme celui sur Kavkom.com fonctionne grâce à une connexion Internet. Il permet de gérer plusieurs communications à la fois grâce à un numéro de téléphone unique. Contrairement à un standard téléphonique classique, il ne requiert plus ou peu de matériel. Ainsi, les utilisateurs n’ont plus besoin de gérer les matériels obsolètes et les maintenances. Il est possible de se charger soi-même de son standard téléphonique IP ou de déléguer sa gestion. Dans ce cas, il revient à un service d’hébergeur. Étant donné que cette téléphonie utilise Internet, la qualité du réseau joue donc un rôle important sur la qualité des appels. L’opérateur de votre choix saura vous orienter vers une connexion Internet sécurisée et puissante.
Les avantages d’un standard téléphonique professionnel
S’équiper d’un standard téléphonique IP pour son entreprise permet de profiter d’un standard téléphonique IP sophistiqué et digne d’un professionnel. Sa fonction demeure similaire à celle d’un standard traditionnel, mais en beaucoup mieux.
Un service téléphonique simple et accessible
Un standard téléphonique IP ou virtuel est une solution économique avec un niveau de service proposé aux grandes entreprises. Ce service téléphonique consent les bénéfices d’un budget totalement maîtrisé. Il n’est plus nécessaire d’intervenir physiquement. Votre standard téléphonique est personnalisable grâce à une interface en ligne. Les options proposées sont en lien avec la globalité des besoins de chaque entreprise. La facturation s’effectue en fonction du nombre de postes, des fonctionnalités utilisées et des appels.
Une multitude de fonctionnalités
Les multitudes de fonctionnalités d’un standard professionnel virtuel constituent l’un de ses atouts majeurs. De plus, cette solution s’installe facilement et offre immédiatement un caractère professionnel à votre standard téléphonique. C’est la raison pour laquelle elle est rapidement devenue un outil indispensable pour faire bonne impression lors de chaque appel.
Les étapes de paramétrage d’un standard téléphonique
Paramétrer son standard téléphonique est relativement simple. Il y a quelques étapes à franchir. Généralement, si vous faites appel à un hébergeur, il se chargera de les réaliser à votre place si nécessaire.
La personnalisation du standard
Il s’agit de donner un nom à votre standard téléphonique professionnel. Il est possible de mettre en place plusieurs standards afin de tester les options disponibles et d’optimiser l’organisation de la communication de l’entreprise. Le fait de donner un nom à un standard permet de mieux organiser son travail. Avec le paramétrage du standard, il est possible d’enregistrer ou non les conversations et de donner une priorité au niveau du standard.
La planification des horaires
Les plages horaires de votre standard téléphonique professionnel peuvent être choisies en fonction de vos horaires d’activité.
La création des scénarios
La création des scénarios vise à personnaliser le standard en fonction des horaires d’activités. Par exemple, il est possible de renvoyer les appels vers des utilisateurs ou de les rediriger vers un interlocuteur bien précis. Il existe également des options dans le cas où l’utilisateur ne prend pas l’appel.
La définition de la musique d’attente
La définition de la musique d’attente de son standard téléphonique s’effectue simplement grâce aux fonctionnalités du standard IP. Le réglage s’effectue dans les moindres détails, depuis le choix de la langue jusqu’à celui de la musique d’attente.
La détermination d’un scénario de fin
C’est la dernière étape, elle consiste à déterminer les options possibles lorsque personne ne répond au standard.
Les fonctionnalités d’un standard téléphonique professionnel
Un standard téléphonique professionnel possède plusieurs fonctionnalités. Parmi les plus utilisées et choisies, il y a les formules suivantes :
Le serveur vocal interactif
Le serveur vocal interactif ou SVI achemine les appels entrants vers le bon interlocuteur. Un menu vocal dévoile les différentes directions possibles pour chaque appelant. Ce dernier doit donc suivre une ligne définie en amont. L’entreprise peut paramétrer les réglages de routage des appels arrivant sur leurs entreprises. Le paramétrage peut se faire par :
- le numéro de téléphone à joindre ;
- la zone géographique d’où provient l’appel entrant ;
- le numéro de référence, etc.
Les possibilités sont nombreuses à condition de bien configurer l’arborescence de son standard téléphonique professionnel.
La visioconférence en plus des appels IP
Il s’agit d’un standard téléphonique virtuel obtenu à partir de la technologie IP. Il peut traiter des données variées et de différentes natures. Entre autres, il y a les données vocales et les données vidéo. Le standard ne se cantonne pas seulement de prendre les appels, il gère également les appels vidéos.
Le click-to-call
Ce service permet d’effectuer un appel à partir d’un lien cliquable. Il s’agit d’une fonctionnalité utile pour automatiser la composition d’une série de chiffres composant un numéro de téléphone. Le numéro peut être couplé à l’annuaire du standard de l’entreprise. Toutefois, il peut également être intégré au CRM.
Les groupes d’appel
Un groupement de lignes téléphoniques permet d’acheminer des appels entrants vers un groupe de lignes téléphoniques établies au préalable depuis une interface en ligne. Chaque ligne est regroupée sous un même numéro et chacune d’elle reçoit les appels suivant 3 séquences. Il y a :
- la séquence linéaire permettant à plusieurs lignes de recevoir un appel en même temps ;
- la séquentielle ou les lignes sonnent les unes après les autres ;
- la sollicitation des lignes les moins sollicitées.
