Selon une nouvelle étude, les employés consacrent, désormais, plus de 40 % de leur journée de travail aux e-mails et considèrent que plus d’un tiers de ce temps est gaspillé. De plus, les entreprises perdent beaucoup d’argent, environ 300 milliards d’euros par an, en productivité et en bénéfices perdus. Cet extrait de La révolution du hamster présente quatre stratégies simples et à fort impact pour recevoir moins d’e-mails, rédiger de meilleurs messages, coacher les expéditeurs fréquents et classer et trouver des informations plus rapidement.
Quelques stratégies simples
Les e-mails vous font-ils tourner comme un hamster sur une roue ? Rejoignez la foule. La surcharge de courriels est une épidémie sur le lieu de travail. La bonne nouvelle ? Vous n’êtes ni désespéré, ni impuissant. Nous vous recommandons les stratégies de faible technicité suivante, mais à fort impact.
Recevez moins d’e-mails
Le meilleur moyen d’en recevoir moins est d’en envoyer moins. Comment ? Réduisez le nombre de destinataires par e-mail en cessant d’utiliser et d’abuser des fonctions » Répondre à tous » et » Cc « , ainsi que des listes de distribution de groupe.
Rédiger de meilleurs messages
Les lignes d’objet faibles et les messages de type pavé ne fonctionnent pas, car les gens ne lisent pas les e-mails, ils les parcourent. Commencez chaque message par un objet spécifique et une brève salutation, puis utilisez la méthode » ABC » pour diviser le corps du courriel en trois sections :
- » Action » (résumant votre objectif) ;
- » Contexte » (présentant vos points clés) ;
- » Clôture » (précisant les prochaines étapes).
Coacher les expéditeurs fréquents
Les gens ne vous enverront pas miraculeusement de meilleurs messages. Le choix est donc simple : offrez à vos expéditeurs fréquents quelques très bons conseils ou souffrez de leurs très mauvais e-mails.
Classez et trouvez des informations plus rapidement
La plupart des gens ont un grand nombre de dossiers de courrier électronique qui se chevauchent. Cela signifie qu’un dossier pourrait contenir n’importe quoi, d’une évaluation de performance à une critique de film. Classez intelligemment : créez un nombre limité de dossiers mutuellement exclusifs qui sont basés sur le contenu et non sur l’expéditeur, le logiciel ou un autre critère.
Arrêtez de faire du boomerang
Envoyez cinq courriels, et vous obtenez trois réponses – même si la plupart de ces réponses ne sont pas nécessaires. Mettez un couvercle sur cet « effet boomerang » – et réduisez instantanément votre volume de 10 % ou plus – en éliminant un seul des cinq e-mails sortants.
Soyez poli avec des conditions.
Nous voulons tous être polis. Pourtant, tous les e-mails ne nécessitent pas une réponse, surtout un banal » Merci ! « . Passez un accord avec vos contacts clés pour réserver les e-mails de remerciement aux efforts extraordinaires. Vous pouvez même adopter un raccourci pour vos lignes d’objet.
Programmez des conversations en direct
Parce que l’e-mail est le canal le plus facile, cela ne signifie pas que c’est le meilleur. Avant d’envoyer un message qui invite à une longue discussion en aller-retour, pensez à programmer plutôt une conversation en direct, courte et douce.
Faites progresser votre image
Le courrier électronique peut aider ou nuire à votre image professionnelle. Accordez une grande importance à l’orthographe et à la grammaire et allez-y doucement avec des éléments tels que les majuscules, les abréviations, les acronymes, les points d’exclamation et les émoticônes.
Suivez la règle des 24 heures
Presque tout le monde a déjà envoyé un e-mail de colère dans le feu de l’action, pour finir par le regretter plus tard. Prévenez le » remords de l’expéditeur » en suivant la règle des 24 heures : rédigez le courriel, mais attendez un jour pour l’envoyer, ce qui vous donne le temps de vous calmer et de créer un nouveau message sans regret.
