A l’ère où le numérique prend de plus en plus de place dans notre quotidien, il est plus que logique d’opter pour la dématérialisation de vos documents d’entreprise. Si vous n’êtes pas encore très convaincu, voici trois bonnes raisons pour vous faire changer d’avis.
La gestion électronique des documents vous aide à faire des économies
En travaillant sur des fichiers numériques, vous réduisez non seulement les coûts liés à l’impression au sein de votre entreprise, mais aussi les coûts relatifs au stockage de vos archives. Pour information, une entreprise peut consacrer jusqu’à 15% de son chiffre d’affaires pour gérer des documents papier. Par exemple, pour une facture à envoyer, le coût global peut grimper jusqu’à 10 euros contre 3 euros pour une en version électronique.
Côté logistique, en optant pour la numérisation de vos documents avec l’offre d’assistance à la dématérialisation de l’UGAP peut vous aider à limiter la quantité de papier à conserver. Cela peut alors réduire la surface consacrée au stockage. Dans le cas où vous avez opté pour l’externalisation de l’archivage de vos documents, vous pouvez faire de belles économies.
Cela vous aide à adapter votre entreprise aux nouvelles formes de travail
En privilégiant le format numérique à la version papier pour un document de travail vous aide à avoir un bon support collaboratif. Grâce à la centralisation de l’information et à la fluidification des échanges, la GED ou gestion électronique des documents optimise le travail collaboratif au sein d’une entreprise.
Le travail en mobilité, que ce soit lors de déplacements professionnels ou lors du confinement, est également en plein essor. La dématérialisation répond favorablement à cette nouvelle pratique. Au moyen d’une tablette, d’un ordinateur portable ou d’un smartphone et grâce à une bonne couverture réseau internet, vous avez la possibilité de travailler où que vous soyez et quand vous le voulez.
Vous pouvez gagner du temps et être plus productif
En réduisant les impressions grâce à la dématérialisation de vos documents professionnels, les entreprises qui disposent d’une bonne GED ont la possibilité d’optimiser la productivité de leurs équipes. En effet, leurs collaborateurs prennent moins de temps à chercher chaque fichier numérique par rapport aux documents papier qui peuvent être éparpillés.
En général, un salarié passe un quart de son temps à lire une information et la moitié à la trouver au sein d’une myriade de documents à sa portée. Ce gain de productivité peut avoir un impact positif sur la rentabilité de l’entreprise.
En plus de cela, l’amélioration des process internes de l’entreprise peut être synonyme de meilleur service à la clientèle. Ceci est dû au fait que les échanges par courriel se font de manière plus rapide que les échanges par courriers postaux. C’est donc la garantie d’une bonne relation commerciale.
Enfin, en privilégiant le format numérique, vous pouvez offrir à vos collaborateurs l’opportunité d’accéder aux documents de travail où qu’ils soient. Nul besoin d’attendre leur présence au bureau pour avancer ensemble sur un projet.
